Bonjour à tous les membres du Club social Victoria,
Le présent message se veut une mise à jour de la situation de votre Club social en lien avec les évènements de la COVID-19.
Tout d’abord, le Conseil d’Administration de votre Club social s’est réuni le 15 septembre dernier et ce pour la première fois depuis mars 2020. Nous devons vous préciser que la tendance actuelle à la hausse de la pandémie de la COVID-19 a fait en sorte de guider nos discussions et nos décisions quant aux opérations du Club ainsi que pour les activités aux membres. Vous comprendrez que votre Club social Victoria ne voudrait pas être un foyer d’éclosion ni mettre en danger ses membres. Une autre assemblée mensuelle est prévue à la fin octobre. Voici quelques détails :
- Activités sociales : Les activités prévues au calendrier 2020 pour les mois de septembre à décembre sont annulées, incluant le Party de Noël prévu le 18 décembre : Important : Les personnes qui auraient déjà réservé une chambre à l’Hôtel Plaza, n’oubliez pas d’annuler rapidement votre réservation afin d’obtenir un remboursement sans pénalité.
- Activités sportives : Malgré les contacts maintenus avec certains clubs de golf, les restrictions imposées et maintenues depuis le retour de ce sport ont fait en sorte qu’il a été impossible d’y tenir un tournoi. Aucune autre activité sportive n’est prévue avant le printemps 2021. Nous vous tiendrons au courant à ce moment.
- Opérations du bar : Considérant le faible achalandage ainsi que l’annulation de nos activités sociales d’ici la fin de l’année, nous maintenons la fermeture du bar. Cependant, compte tenu de nos engagements envers notre clientèle de location de soirée (surtout le vendredi et le samedi), nous ouvrirons le bar au besoin de ces évènements.
- Opérations des locations des salles : Nous avons repris les opérations de location des salles depuis le 1er septembre considérant les demandes de nos clients. Principalement, ce sont des réservations de jour pour des réunions de petits groupes. Il faut considérer que la capacité des salles est réduite de beaucoup afin de respecter les exigences de la CNESST et les normes de la santé publique. Reprendre ces opérations permet au Club de retrouver une source de revenu qui pourra être réinvestie dans nos activités aux membres. Tout comme nous, certains clients ont été dans l’obligation d’annuler leur soirée des fêtes.
- Assemblée générale annuelle : Les travaux de vérification de l’année financière 2019 ont été complétés par notre firme comptable. La présentation du comptable auprès du comité des finances du CA a été faite le 14 septembre dernier. Nous avons convenu d’annuler la présentation de l’assemblée générale annuelle ainsi que les élections des administrateurs sortants pour 2020. Nous reprendrons le tout en 2021.
- Rapport financier 2019 : Le rapport financier 2019 est complété. Il est disponible sur demande adressée par courriel à l’adresse suivante : martin.garon@ville.quebec.qc.ca . Seuls les membres actifs et retraités peuvent obtenir une version PDF du rapport financier 2019. Lors de votre demande, veuillez inscrire votre numéro d’identification d’employé (ID).
- Cotisations des membres : Nous nous assurons actuellement de maintenir une équité entre tous les membres du Club en regard à leurs cotisations perçues via la retenue sur salaire ou par paiement comptant. Toutes les cotisations sont mensuellement versées au compte de banque du Club et serviront aux activités à venir lors de la reprise. Nous avons discuté de la situation lors de notre assemblée mensuelle de septembre et ce point reviendra à l’ordre du jour de la prochaine assemblée. Actuellement, nous cogitons sur des pistes de solutions de compensation lors de la reprise des activités. Chaque membre qui continuera de verser sa cotisation aux mêmes titres que tous les membres pourra bénéficier d’une compensation au retour des activités. Nous travaillons sur le sujet et nous vous tiendrons au courant de nos décisions.
Les membres de votre conseil d’administration continuent de suivre attentivement l’évolution des différentes mesures prises par les autorités municipales et gouvernementales et conséquemment nous prendrons les décisions nécessaires.
Nous vous tiendrons informés des développements de la situation via notre site internet, notre page Facebook, l’intranet de la Ville et par l’envoi d’infolettre.
En attendant, faites attention à vous!
Nous vous remercions de votre compréhension!
Le conseil d’administration du Club social Victoria